Conciliación bancaria: ¿qué es y qué ventajas tiene?

Cuadrar las cuentas es una de las tareas más importantes para cualquier empresa. Lo que ‘a priori’ parece sencillo puede ser un desafío en compañías de alto crecimiento y con un elevado volumen de operaciones y actividad. El control contable es un proceso imprescindible para supervisar los movimientos y asegurarte de que todo va según lo planeado. Por eso, una de las herramientas de control más utilizadas es la conciliación bancaria, que permite saber dónde hay fallos o desajustes en la contabilidad general para darles la solución adecuada.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un procedimiento contable cuyo objetivo es asegurar que los saldos y las transacciones registradas en los libros empresariales coinciden con los datos proporcionados por el banco. Es decir, es el proceso para cotejar y comparar la información financiera del negocio con sus correspondientes datos bancarios, lo que permite identificar discrepancias, errores u omisiones en los registros contables y tomar medidas correctivas.

Este proceso implica comparar y revisar los extractos bancarios con los registros contables de la compañía, como los propios libros de contabilidad de la empresa e incluso facturas y otros documentos financieros. Por ello, es una práctica a adoptar por cualquier emprendedor en su startup.

Importancia de la conciliación bancaria

En esencia, la conciliación bancaria consiste en verificar y ajustar las diferencias entre los saldos contables y bancarios para asegurar su coincidencia. Realizar este procedimiento de manera integrada tiene importantes ventajas:

• Detección de errores y fraudes. Al comparar meticulosamente los registros bancarios con los registros contables internos, es más probable identificar discrepancias, errores involuntarios e, incluso, podrían indicar actividades fraudulentas.
• Precisión en la información financiera. La conciliación bancaria garantiza que la información financiera de la empresa sea precisa, lo que evita malentendidos y da una imagen clara y confiable del estado financiero del negocio.
• Control de flujos de efectivo. Este procedimiento da una visión detallada de las entradas y salidas de fondos de las cuentas bancarias, aportando claridad y conocimiento sobre el estado del efectivo para poder tomar decisiones y anticipar necesidades al respecto.
• Control de las cuentas por cobrar. Al realizar la conciliación se facilita el proceso de control de las cuentas pendientes de cobro, al contrastar si la factura o cheque emitido aparece o no en el registro bancario.
• Mejora en la toma de decisiones. Los responsables empresariales pueden planificar y actuar de manera estratégica y rápida con la información financiera actualizada y adecuada, lo que se traducirá en decisiones mejor fundamentadas.
• Ahorro de tiempo y recursos. Identificar y corregir errores a tiempo previene problemas mayores en el futuro, con el consecuente aumento de tiempo y recursos requeridos para su solución.
• Cumplimiento normativo. En muchos países, como es el caso de España, la conciliación bancaria es obligatoria para todas las sociedades, independientemente de su tamaño y actividad. En otros, como en México, no es obligatorio, pero asegurar que las transacciones están debidamente documentadas y cumplan los requisitos normativos, evitará incurrir en sanciones legales futuras que pongan en riesgo la integridad financiera de la empresa.

Cómo realizar la conciliación bancaria paso a paso

El proceso de conciliación se puede dividir en varios pasos para garantizar una buena ejecución:

Recolección de información

Lo primero será reunir todos los documentos, facturas, extractos bancarios o registros del periodo que quiere comparar. Esto incluye estados de cuenta, cheques cancelados, dinero en efectivo y cualquier otro registro relevante.

Registros contables internos

En segundo lugar, se revisan los registros contables internos de la compañía recogidos anteriormente, como libros de contabilidad, registros de transacciones, facturas y recibos. Deben estar actualizados y reflejar con precisión las transacciones financieras de la empresa.

Comparación de saldos contables y bancarios

En este punto empieza la comparación de la información interna con el registro bancario. Esto puede hacerse de forma manual o utilizando algún programa informático, lo que ayudará a realizar las comparaciones con mayor rapidez y seguridad.

Identificación de errores y diferencias

Todas las transacciones deben estar debidamente identificadas en ambos registros. Si hay diferencias, es importante investigar y determinar la causa, teniendo en cuenta que esta diferencia puede deberse a errores de registro, pero también a cheques o transacciones pendientes.

Ajustes y correcciones

Una vez determinadas las posibles causas de las diferencias entre los apuntes contables internos y el registro bancario externo, deben resolverse las discrepancias registrando cualquier transacción en uno o en otro, según sea el caso. Es recomendable guardar un historial de los ajustes realizados para tener futuras referencias.

Conciliación final

Tras realizar todos los ajustes necesarios y corregir los errores identificados, se debe conciliar nuevamente para verificar la coincidencia de los saldos y confirmar que la información es precisa, concordante y completa.

Automatizar la conciliación

Es recomendable tener la información contable lo más actualizada posible. Por eso, es preciso realizar el proceso con cierta periodicidad y, en la práctica, la mayoría de las empresas realizan su conciliación varias veces a la semana. En cada vez más casos, el proceso se realiza en tiempo real y está automatizado con el apoyo de  ‘software’ específicos de gestión de tesorería, que ahorran tiempo y recursos.

Realizar el proceso de conciliación bancaria de forma regular ayudará a garantizar la integridad de los registros financieros de la empresa y permitirá una gestión financiera más efectiva. Es, por tanto, una herramienta crucial para tomar decisiones informadas y operar de manera efectiva en el mercado.