Control de costos: cómo gestionar los recursos financieros con prudencia

En una economía donde el tiempo es dinero y los recursos son limitados, cada movimiento cuenta, especialmente para un emprendedor. El control de costos implica una administración prudente de los recursos financieros, asegurando que se asignen de manera óptima para lograr los objetivos empresariales. Además, permite mantener un equilibrio adecuado entre la innovación tecnológica característica de las startups y la eficiencia operativa.

La apuesta por innovar para mejorar productos o servicios y satisfacer las necesidades de la clientela debe acompañarse de esa eficiencia mediante el control de costos. Esto permitirá mantener márgenes saludables y maximizar la productividad garantizando la sostenibilidad financiera y la rentabilidad a largo plazo.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos empresarial comprende la gestión y supervisión de los gastos vinculados a la producción de bienes y servicios. Su función es asegurar que dichos movimientos estén en línea con los objetivos financieros y operativos, para asegurar que se utilicen eficientemente los recursos y maximizar las ganancias.

En esencia, la tarea del control de costos es asegurar que los ingresos sean mayores que los gastos y ayudar a incrementar las ventas al menor coste posible manteniendo la calidad del servicio.

Clasificación de los costos empresariales

Para poder hacer un control eficaz, debemos conocer en primer lugar los principales tipos de costos. En función de su naturaleza encontramos dos tipos principales:

• Fijos. Son gastos fijos recurrentes y casi siempre obligatorios para desarrollar la actividad; como los suministros, alquileres o seguros.
• Variables. Son costos ligados a las necesidades empresariales para producir sus bienes en función de la demanda y el nivel de producción. Por ejemplo, el precio de la energía.

En función de su asignación a los productos y servicios, pueden ser:

• Directos. Aquellos en los que hay que incurrir necesariamente en el proceso de producción para generar ingresos. Por ejemplo, el costo de la materia prima utilizada en un producto o la mano de obra.
• Indirectos. Aquellos costos adicionales relacionados con la actividad de la empresa, su modelo de negocio y los criterios de gestión. Por ejemplo, gastos de oficina o transporte.

Ventajas del control de costos

Tanto si la operativa empresarial se mantiene dentro del presupuesto como si hay dificultades para lograrlo, el control de costos juega un rol decisivo. Proporciona información sobre el gasto general e identifica qué proyectos o áreas son más costosas y dónde se sitúan los gastos, lo que tiene claras ventajas:

• El acceso a una mayor cantidad y calidad de información ayudará a controlar y a reducir los costos en caso de ser necesario, lo que conllevará a un aumento de los ingresos. En cualquier caso, impulsará una mejora en la toma de decisiones.
• Evitar pérdidas de capital mediante el correcto manejo de los flujos de dinero, algo fundamental para mejorar el rendimiento del capital y optimizar los retornos de inversión.
• Detectar y evitar compras y gastos innecesarios, asegurando el cumplimiento del presupuesto y evitando los posibles fraudes.

A su vez, el control de costos está intrínsecamente relacionado con otras partes de la gestión financiera de la empresa como son las cuentas por cobrar y por pagar. Si las cuentas por cobrar no se gestionan eficientemente y no se reciben los pagos a tiempo, la compañía puede incurrir en costos financieros adicionales para cubrir los gastos operativos. De la misma manera, si la empresa controla sus costos de manera efectiva, tendrá más claridad sobre cuánto y de qué manera destinar dinero a pagar los proveedores.

Etapas del control de costos

1. Establecimiento de presupuestos. Se determinan las metas y límites de gastos para diferentes áreas y actividades de la empresa, lo que proporciona un marco de referencia para evaluar el desempeño real comparado con las expectativas.
2. Registro y seguimiento de gastos. Se lleva un registro detallado de todos los gastos y transacciones financieras. Esto puede incluir salarios, costos de producción, gastos operativos, etc.
3. Análisis de desviaciones. Se comparan los costos reales con los costos presupuestados.
4. Implementación de medidas correctivas. Si se detectan desviaciones, se toman acciones correctivas. Puede implicar ajustes en los procesos, reducciones de gastos, renegociación de contratos o mejoras en la eficiencia operativa.
5. Optimización de procesos. Se buscan constantemente formas de mejorar la eficiencia y reducir los costos sin comprometer la calidad y la productividad, por ejemplo, mediante la automatización de tareas o la revisión de proveedores.

Estrategias y técnicas de control de costos

Presupuestación inteligente y flexible

Para las startups, la incertidumbre es una constante. Establecer presupuestos realistas y flexibles es crucial. Los presupuestos deben alinearse con la estrategia de crecimiento y adaptarse según evolucionen las circunstancias.

Priorización basada en impacto

En un entorno donde los recursos son escasos, es imperativo priorizar los gastos en función de su impacto en los resultados empresariales. Es recomendable invertir en áreas que contribuyan directamente al crecimiento y la diferenciación en el mercado. Esto implica centrarse en proyectos de innovación que generen valor real y sean fundamentales para el crecimiento de la empresa.

Optimización continua de procesos

Las empresas deben revisar y optimizar constantemente sus procesos internos para eliminar redundancias, mejorar la productividad y reducir los costos operativos. La implementación de tecnologías eficientes y la automatización de tareas repetitivas son estrategias efectivas para ello.

Negociación efectiva con proveedores

El diálogo abierto y constructivo con los proveedores puede generar acuerdos más favorables y condiciones de precios óptimas. Los emprendedores pueden aprovechar su potencial de crecimiento y volumen de compra para negociar tarifas competitivas y condiciones flexibles.

Cultura de responsabilidad colectiva de costos

Fomentar una cultura empresarial centrada en la eficiencia y el uso responsable de los recursos puede marcar la diferencia. Incentivar la responsabilidad colectiva crea un entorno donde cada acción tiene un impacto positivo en la gestión financiera.

Medición, análisis y adaptación constantes

Es recomendable medir y analizar continuamente los gastos, comparándolos con los presupuestos establecidos y evaluar su efectividad en términos de retorno de inversión (ROI). Estos análisis informados permiten ajustar estrategias y enfoques para lograr una mayor eficiencia.

En el mundo acelerado de las empresas de alto crecimiento, el control de costos es una estrategia empresarial esencial. No se trata solo de reducir gastos, sino de optimizar el uso de los recursos financieros para lograr un crecimiento sostenible y una ventaja competitiva. Las startups deben considerar el control de costos como una herramienta estratégica para equilibrar la innovación tecnológica con la eficiencia operativa, asegurando así su éxito en un mercado dinámico y cambiante.