Las nuevas necesidades laborales derivadas de la pandemia del coronavirus obligan a los espacios de trabajo colaborativo a evolucionar, adoptar mayores medidas de higienización y ser más digitales. Con todo ello, serán un espacio cada vez más esencial para apoyar a los trabajadores.
La situación de emergencia vivida a nivel mundial por el coronavirus ha replanteado todo, especialmente las formas actuales de trabajar. El clásico trabajo en oficina, salpicado de iniciativas puntuales de teletrabajo, ha tenido que reinventarse rápidamente hacia un modelo integral deslocalizado. Ahora, en la vuelta a la renovada normalidad, cada compañía estudia cómo encontrar el punto medio.
Había trabajadores y empresas que ya llevaban varios años probando formas innovadoras de acudir al trabajo. Autónomos, ‘freelance’, nómadas digitales, ‘startups’ y departamentos de innovación abierta apostaban por los espacios de ‘coworking’. Estas oficinas compartidas no solo suponen un espacio físico donde disponer de una mesa y conexión a internet, son un lugar de oportunidades.
Convertir lo físico en digital
Lo más inmediato es replantear la carencia presencial que provocó el coronavirus y que aún ahora es incierta. Por ejemplo, el espacio Fangaloka ha lanzado una iniciativa ‘online’ con la que pretende trasladar la experiencia física al entorno digital. “Es momento de reinventarse, de adaptarse a las circunstancias”, afirman en sus redes sociales.
Con esta propuesta, abren la puerta a un lugar digital donde “compartir, colaborar, tomarse un café, ️formarse y solicitar ayuda personalizada a los expertos que ceden su tiempo de forma desinteresada”. Desde formación y eventos ‘online’, a la cafetería digital, esta es una manera de que el trabajo no sea solitario y la comunidad siga conectada, también en el plano virtual.
Que las ideas sigan fluyendo
En los ‘coworking’ es además habitual organizar sesiones de ideación y lluvias de ideas, ya que precisamente suponen un espacio donde poder reunirte con el equipo de tu ‘startup’ o con futuros colaboradores para hablar en persona. Coordinar sesiones creativas, de trabajo y debate, o de cocreación en remoto ‘a priori’ parece complejo, pero la tecnología está de nuestra parte.
Herramientas como MURAL, Conceptboard y Miro lo ponen más fácil. “Realmente ayuda a los clientes a trabajar juntos, sin importar donde se encuentren. Hace que estén en la misma página para poder colaborar”, indica Joanna Kim, responsable de eventos de marca en Miro.
Miro permite usar de manera colaborativa un tablero en el que utilizar pósits, anotar, crear diagramas y agrupar conceptos. Una funcionalidad que ha usado BBVA Open Innovation para realizar su primer Fast Track ‘online’. Esta metodología, que forma parte del proyecto semilla, es una fase en la que las ‘startups’ seleccionadas para buscar soluciones a las necesidades del banco ejecutan de manera ágil pruebas de concepto o pilotos con el banco. Para ello, es fundamental tener herramientas colaborativas como Miro.
Kim explica cómo ha crecido su potencial en estos tiempos: “Hemos ampliado audiencia, se nos han acercado muchas compañías y universidades, como el MIT. Hay muchos casos de uso diferentes: eventos digitales, encuentros en remoto, formaciones, talleres, ‘workshops’… Realmente permite aunar la creatividad”. La experta cree que la crisis hará que “las colaboraciones se estrechen cada vez más y se simplifiquen los procesos”, también una vez que se vuelva a las oficinas y los espacios de ‘coworking’.
Motivos para su supervivencia
Mantener la comunidad activa y seguir estrechando vínculos es uno de los motivos que el emprendedor y colaborador de Forbes, Dane Stangler, explica en este artículo para justificar lo importantes que van a ser los espacios de ‘coworking’ a partir de ahora: “Los empresarios, los dueños de negocios y los trabajadores necesitarán más que nunca redes sociales y conexiones locales para recuperar su posición. La fuerza de la comunidad será esencial para ayudar a las personas a reconectarse, construir nuevas redes y apoyarse mutuamente”.
Otra de las razones que da el experto es que “los trabajadores de las grandes empresas que ahora están en remoto también necesitan trabajar en algún lugar“, especialmente ahora que es necesario reducir la densidad de las oficinas para mantener el aforo y distanciamiento correctos. Además, a medida que más gente abrace el teletrabajo, pero a la vez no quieran sentirse solos, el ‘coworking’ más cercano a casa podrá ser una solución idónea. A ocho de cada diez personas les gustaría seguir trabajando desde casa uno o más días a la semana cuando acabe la crisis, según una encuesta elaborada por Colliers International.
Por último, Stangler recuerda que también son espacios importantes para las pequeñas empresas, un “salvavidas” ante el ahogo económico que puede suponer hacer frente al gasto de un local y, por tanto, una pieza fundamental para apoyar la economía local. Un ‘coworking’ permite una disminución de hasta un 40% de costes directos y sin barreras de entrada, como son avales, inversión en mobiliario, decoración y reformas, indicaba en este artículo Manuel Fernández de Cañete, socio fundador y director de marketing y expansión del ‘coworking’ La Fábrica.
Hacer lo presencial más seguro
Por tanto, si se quiere mantener vivo el espíritu digital pero también presencial de estos espacios de trabajo, hay que tomar medidas para la nueva normalidad. En el caso de Utopicus, empresa de gestión de espacios de trabajo flexibles, han incluido un estricto protocolo de medidas contra el COVID-19: EPIs, distancia de seguridad entre las mesas de trabajo, mamparas de protección para las recepciones, mejor ventilación, procesos estrictos de limpieza y compromiso con el aforo recomendado.
Además, la empresa está ofreciendo asesoramiento personalizado para facilitar la reincorporación al trabajo. Los ‘coworking’ siguen estando ahí para las empresas. “En un panorama pos-COVID-19, la seguridad en salud, la flexibilidad y la deslocalización de nuestro modelo ofrecerá soluciones para el futuro del trabajo de muchas organizaciones. Los espacios de ‘coworking’ tras el COVID-19 se presentan como una oportunidad para la deslocalización de algunos equipos de las compañías”, señala el CEO de Utopicus, Rafa de Ramón.
Los espacios de ‘coworking’ han sido desde su origen bandera de la innovación abierta y la colaboración entre profesionales. Por eso, ante la crisis del coronavirus, habrá que rediseñarlos y fortalecer su seguridad para que vuelvan a ser un lugar de oportunidades y puertas abiertas, digitales y seguras.
