Cuentas por cobrar: cómo gestionarlas sin morir en el intento

Uno de los problemas habituales con los que lidian las empresas es que los clientes casi nunca pagan por adelantado y, en ocasiones, se retrasan con el pago. La deuda se termina acumulando y se pone en riesgo el flujo de caja. El objetivo es evitar que se agraven los problemas de las cuentas por cobrar y para ello es importante optimizar su gestión para mantener la salud contable del negocio.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Una cuenta por cobrar es, sencillamente, toda factura o pago que no se ha abonado. Pero dado el peso que este concepto tiene en las organizaciones, conviene explicar que este término contable se refiere a las cantidades que una compañía espera obtener de sus clientes por aquellos servicios o bienes que les ha proporcionado a crédito. Por tanto, es un derecho que la empresa tiene sobre el cliente de recibir un pago en el futuro.

Esta deuda contraída por el cliente puede ser a corto plazo (inferior a un año) o a largo plazo (superior a un año), por lo que la buena gestión de las cuentas por cobrar no implica solo la correcta gestión de facturas, sino también la relación con el cliente y la comunicación constante para salvaguardar el flujo de información.

¿Por qué el proceso de cuentas por cobrar es importante?

Sea una fecha límite no cumplida, una factura perdida o un error humano, las cuentas por cobrar pueden generar un cuello de botella perjudicial para una empresa. No es solo un problema de liquidez, sino que permiten de un vistazo analizar las finanzas del negocio.

De la buena gestión de las cuentas por cobrar dependerá la disponibilidad de dinero inmediata de la organización, es decir, la liquidez. Este concepto financiero hace referencia a la capacidad que tiene un activo para ser convertido en dinero efectivo sin perder valor. Es por tanto una pata fundamental para poder atender las obligaciones financieras y salvaguardar la solvencia contable de la empresa: sin ella, es muy difícil realizar una planificación financiera eficiente a largo plazo. Relacionado con la liquidez, encontramos otro indicador clave: el ‘runway‘. Esta métrica permite conocer cuánto tiempo puede seguir funcionando la empresa con la caja o liquidez de la que dispone.

Clasificación de las cuentas pendientes de pago

Si profundizamos un poco en la materia, podemos abrir dos grandes paraguas:

Cuentas por cobrar comerciales

Son aquellas que surgen de la venta de productos o servicios a los clientes. Son un activo corriente y la expectativa es que se paguen a corto plazo. A su vez, se clasifican según el tiempo que ha pasado desde que se emitió la factura. Hablamos de:

• Actuales.  Aquellas que se espera que sean pagadas en un periodo de 30 a 60 días.
• Vencidas. Aquellas que pasada la fecha límite no se han pagado. En las dudosas, existe incertidumbre en cuanto al pago por parte del cliente.
• Incobrables. Las que se consideran irrecuperables.

Cuentas por cobrar no comerciales

Son las que no están relacionadas con la venta de bienes o servicios e incluyen créditos concedidos a terceros, préstamos a empleados, impuestos por recuperar, etc. Por otro lado, también pueden estar asociadas a cargos a empresas afiliadas o cobros pendientes por determinados servicios extraordinarios que no suelen formar parte de la actividad económica principal.

Reducir riesgos, elaborar estrategias y afianzar la gestión contable

Para reducir los riesgos de esta cuestión contable tan importante, se pueden aplicar algunas estrategias:

• Verificar previamente el historial crediticio y la capacidad de pago de un cliente. Estos datos darán una idea de su fiabilidad, por ejemplo, si figura en algún fichero de morosidad, su solvencia o si tiene muchos créditos pendientes de pago.
• Realizar una planificación detallada, organizada y puntual de las facturas para evitar errores o retrasos que puedan atrasar los pagos. Esto implica también un buen registro y organización documental para evitar extravíos.
• Establecer unas políticas claras de crédito con las condiciones de pago y los límites de crédito especificados, ya que indicar la fecha de vencimiento en las facturas y órdenes de compra se evitarán confusiones. Además, es importante revisar estas condiciones cada cierto tiempo para revisar su capacidad financiera.

• Establecer límites de crédito para cada cliente puede ayudar a reducir el riesgo de impagos.
• Optimizar el Periodo Medio de Cobro (PMC) para dotar a la empresa de mayor liquidez. El PMC es un indicador que refleja el promedio de tiempo en el que la compañía financia a sus clientes, es decir, los días que tardan en pagar. Además, es importante que el PMC esté equilibrado en relación al Periodo Medio de Pago (PMP), el periodo de tiempo en que se reciben los bienes o servicios en una empresa y se paga a los proveedores, para así contar con suficiente liquidez a tiempo para hacer frente a los pagos.
• Utilizar herramientas digitales de facturación permite automatizar procesos y aplicar soluciones prácticas. Existe diversidad de ‘software‘ de gestión de contabilidad que permiten llevar un registro preciso de ingresos y gastos, generar facturas, realizar seguimiento de los pagos y cobros e incluso generar predicciones de los flujos de caja.
• Ofrecer incentivos de pago, por ejemplo, descuentos por pago anticipado o pagos en efectivo, que pueden motivar al pronto pago por parte del cliente. Conviene pensar sobre qué clientes aplicar este tipo de políticas de crédito, ya que pueden resultar efectivas en casos concretos (clientes que hayan respondido con responsabilidad anteriormente) y no son tan recomendables en clientes morosos.
• Ser flexible con los métodos de pago ayuda a reducir la posibilidad de problemas, por ejemplo, habilitando sistemas de pago en línea, con cheques, tarjetas…
• En el último de los casos, es recomendable interrumpir temporalmente la colaboración con clientes morosos y esperar a que salden sus deudas para retomar el intercambio.

 ‘Factoring’ y ‘confirming’, dos aliados de las cuentas por cobrar

Existen dos servicios financieros que pueden ser importantes aliados en la gestión de las cuentas por cobrar y que, de alguna manera, son dos caras de la misma moneda.

• El ‘factoring’ es un mecanismo mediante el que una empresa cede sus facturas a una entidad financiera que le anticipa su cuantía a cambio de una comisión de servicio y después gestiona el cobro con el deudor. Por tanto, es un servicio de cobros y ayuda a aquellas compañías que necesiten liquidez al obtenerla con anticipo.
• El ‘confirming’ es un servicio de pagos y permite delegar la gestión de las facturas en una entidad financiera.

BBVA Spark ofrece servicios de ‘factoring’ y de ‘confirming’ como parte de su propuesta integral de servicios financieros adaptados a las necesidades de las empresas de alto crecimiento.

Controlar y gestionar de forma adecuada las cuentas por cobrar contribuye a garantizar la salud contable de las empresas de alto crecimiento. Requiere de un proceso claro y eficiente de facturación y cobro, pero también de una evaluación constante del riesgo de crédito de los clientes. Un control efectivo de todo este proceso permitirá planificar mejor las finanzas de la empresa y reducir riesgos, apoyando al corazón del negocio.