Gestión de cuentas por pagar: ¿cómo gestionarlas correctamente?

Conocer con exactitud cuál es el estado financiero en el que se encuentra una compañía es clave para conseguir socios e inversores y para valorar las posibles decisiones que se tomarán en el futuro. En este marco, llevar un buen seguimiento sobre las cuentas por pagar se vuelve imprescindible para conocer cuáles son las obligaciones pendientes con los proveedores y obtener una imagen más precisa de la situación financiera de la compañía.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son las obligaciones pendientes de pago que una empresa tiene con sus acreedores, es decir, todas las deudas comerciales que tiene la compañía y que aún no ha abonado. En esencia, actúan de manera semejante a un crédito, con la particularidad de carecer de intereses, ya que en estos casos no intervienen las entidades financieras, sino que son los propios proveedores quienes otorgan estos préstamos para que las empresas puedan desarrollar su actividad comercial. Así, en muchos casos, las compañías adquieren bienes, productos y servicios por adelantado, comprometiéndose a abonar su importe correspondiente en un plazo acordado previamente con el proveedor.

Dentro del balance financiero de una empresa, las cuentas por pagar suelen incluirse dentro del pasivo corriente, ya que, por norma general, estas deudas deben responderse en un periodo reducido de tiempo. Aun así, en función de su fecha de vencimiento, se pueden identificar dos tipos distintos:

• A corto plazo. Son aquellas que deben abonarse en un periodo inferior a 12 meses.
• A largo plazo. Son aquellas cuyo periodo de vencimiento supera los 12 meses.

Además, estas deudas también pueden clasificarse por la naturaleza propia de la deuda en dos categorías distintas:

• Comerciales. Son aquellas que se generan por la compra de bienes físicos que quedan registrados como inventario.
• De gastos diversos. Son aquellas que se generan por la compra de bienes o servicios que se facturan, como pueden ser los gastos de publicidad o de oficina.

Las cuentas por pagar son la contraparte de las cuentas por cobrar, es decir, de las facturas y pagos que la empresa aún no ha recibido por parte de sus clientes por haberle ofrecido sus bienes o servicios. Gestionar correctamente las cuentas por pagar es imprescindible para proteger la solvencia de la empresa y poder realizar una planificación financiera eficiente, que refleje de manera fidedigna no solo los derechos de cobro de la empresa, sino también sus obligaciones de pago.

¿Cómo gestionar las cuentas por pagar?

Dentro de las cuentas por pagar se pueden incluir conceptos como la compra de inventario o suministro para las oficinas, el alquiler, los servicios de publicidad o los servicios de mantenimiento básicos, como la electricidad, la luz o internet. Este tipo de deudas tienen un impacto directo sobre el flujo de caja de las empresas, un indicador que muestra las entradas y salidas de dinero que se han producido durante un periodo de tiempo concreto y que permite radiografiar el estado financiero en el que se encuentra una compañía. Además, también pueden afectar a las relaciones con los proveedores y a la propia reputación de la marca, por lo que es importante administrarlas de manera eficiente.

A la hora de gestionar las cuentas por pagar, se debe tener en cuenta que este proceso no se limita al abono de la deuda correspondiente, sino que comienza en el momento en el que se cumplimenta la orden de compra de un bien o servicio. Dentro de esta orden de compra se deberá incluir la información del comprador y vendedor, los datos de facturación y entrega, la fecha y número del orden de compra y una descripción del bien o servicio que se va a adquirir, así como la firma de los departamentos involucrados en la adquisición. Una vez se haya ejecutado, el departamento responsable de la gestión de cuentas por pagar de la compañía deberá hacer un seguimiento del proceso:

• Tras recibir los bienes o servicios adquiridos, se deberá redactar un informe de recepción que describa cuándo y en qué condiciones se recibió el producto.
• Una vez se haya comprobado que el envío es correcto, se procederá a validar la factura del proveedor. En este caso, es importante asegurarse de que este recibo refleja con veracidad y exactitud toda la información relacionada con la compra.
• Cuando se hayan verificado los datos de la factura, se deberán actualizar las cuentas del libro mayor de la empresa para reflejar esta operación, que deberá incluirse en la entrada de gastos.
• Antes de la fecha de vencimiento de la factura, se deberá ejecutar la orden de pago para saldar la deuda pendiente con el proveedor.

Para llevar una gestión de cuentas por pagar eficiente, es recomendable contar con controles internos para evitar posibles errores. Además, se aconseja realizar todo este proceso de manera digital para optimizar recursos.

La rotación de cuentas por pagar

De cara a gestionar las cuentas por pagar de una empresa, hay un concepto que puede servir de ayuda: el periodo medio de pago, un indicador que refleja cuánto tarda una compañía en resolver sus deudas con los proveedores.  

Este índice permite conocer cuál es la solvencia que tiene una compañía para afrontar sus deudas pendientes y puede ser de utilidad a la hora de mejorar o detectar posibles errores en la gestión de las cuentas por pagar. Además, ofrece mayores detalles sobre la situación financiera de la empresa. Para calcularlo, debe aplicarse la siguiente fórmula:

Periodo medio de pago = (Saldo medio de proveedores/Importe de compras) x 365

Para mantener un flujo de caja óptimo, se debe tener en cuenta que el periodo medio de pago a sus proveedores tiene que ser superior al periodo medio de cobro de sus clientes, es decir, el tiempo que tardan las empresas en recibir el pago de sus clientes debe ser inferior al tiempo que tardan en resolver sus deudas con los proveedores, ya que, de lo contrario, se enfrentarían a un problema de liquidez.

‘Confirming’: una forma de administrar las cuentas por pagar

A la hora de gestionar las cuentas por pagar, existe un instrumento financiero que puede ayudar tanto a los compradores como a los vendedores a mejorar su liquidez: el ‘confirming‘. Esta fórmula financiera permite a las empresas delegar la gestión de sus pagos con los proveedores a una entidad bancaria, que asumirá el control sobre los procesos administrativos de los pagos.

Este método puede ayudar a las empresas, especialmente a las emergentes, a optimizar mejor su tiempo y capital y a optimizar su gestión de cuentas, ya que su control quedaría en manos de profesionales. Además, garantiza que los proveedores recibirán el pago por sus servicios dentro de la fecha acordada, lo que podría mejorar la confianza y reputación de la marca y atraer a posibles inversores.

Entre las soluciones financieras que ofrece a sus usuarios, BBVA Spark pone a su disposición un servicio de confirming, con el que empresas y emprendedores podrán trasladar su gestión de sus cuentas por pagar a un equipo de profesionales para impulsar su crecimiento dentro del ecosistema.