¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? Ejemplos y ventajas

En una empresa de alto crecimiento conviven las realidades de diferentes departamentos como el Financiero, el de Marketing y Comunicación o el de Desarrollo de Producto. La colaboración transversal entre todos ellos y la visión global de sus retos y desempeños son claves para garantizar el éxito del proyecto. Para gestionar de forma eficiente los diferentes procesos y centralizar los datos que se desprenden de cada uno de ellos, los emprendedores pueden apoyarse en los sistemas ERP, siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o, en español, planificación de recursos empresariales.

¿Qué es un sistema ERP?

La planificación de recursos empresariales es «la capacidad de ofrecer un conjunto integrado de aplicaciones empresariales», de acuerdo con la consultora Gartner. Precisamente esta facultad es la razón de ser de los sistemas ERP: gestionar desde un solo ‘software’, ya sea en local o en la nube, todos los aspectos de un negocio.

Estas plataformas son un medio para automatizar y dar soporte a procesos empresariales tanto administrativos como operativos: gestión de las finanzas, la cadena de suministros, los equipos… Cuando se implementan adecuadamente, estos sistemas integrados pueden convertirse en la columna vertebral del flujo de trabajo y datos de toda la empresa, y permitir que todos los departamentos basen su toma de decisiones en esta información. Según el informe ‘2023 ERP Report’ de la consultora Panorama Consulting, hasta el 47% de las empresas que han implementado un sistema ERP ha reportado una mejora de la mayoría de sus procesos.

¿Qué funciones optimiza un ERP?

Apoyándose a menudo en tecnologías innovadoras como aprendizaje automático (‘machine learning’) o chatbots, los sistemas ERP ofrecen información y aplicaciones para incrementar la eficiencia y obtener estadísticas más detalladas del funcionamiento y desempeño de toda la empresa. Entre los procesos de negocio que pueden beneficiarse de estas ventajas se encuentran:

• Operativa diaria. Las empresas pueden utilizar este ‘software’ para gestionar desde una única plataforma todas las actividades logísticas del día a día relativas a la producción, la distribución y las ventas, desde el registro de inventario hasta la coordinación de la cadena de suministros y la recepción y el seguimiento de pedidos.
• Finanzas. Los sistemas ERP también incorporan herramientas de contabilidad y de gestión del rendimiento y del riesgo, que ayudan a llevar la cuenta del estado financiero de la organización. Esta panorámica de la situación real de las finanzas y de indicadores clave como el ‘runway‘ permite a los emprendedores conocer la viabilidad y el margen de actuación de su proyecto, y planificar su estrategia en consecuencia.
• Gestión de clientes. Asimismo, los sistemas ERP incluyen funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management, o gestión de relaciones con clientes en su traducción al español) para ayudar a las compañías a registrar, organizar y analizar toda la información y los ‘touch points’ o puntos de contacto (interacciones) con su cartera de clientes. Estas herramientas se traducen en una mejor atención al cliente y en la generación de ‘leads’ u oportunidades de venta.
• Recursos Humanos. Los sistemas ERP también permiten gestionar el capital humano de la empresa, automatizando y simplificando procesos relacionados con los Recursos Humanos (reclutamiento, tratamiento de datos, gestión de nóminas…) para, a su vez, agilizar el funcionamiento del resto de operativas de la empresa.

¿Por qué son importantes los sistemas ERP para las empresas?

• Aumentan la eficiencia de los procesos empresariales.
• Garantizan la trazabilidad y la integridad de la información: reúnen en una única base de confianza todos los datos y eliminan aquellos duplicados.
• Estandarizan y uniformizan procesos y plataformas: permiten una mayor claridad y coherencia en el día a día de la plantilla.
• Suponen una reducción de costes, tanto en tecnologías de la información, al proporcionar una solución única que reúne múltiples funcionalidades, como en otros procesos empresariales mediante la optimización y el aumento de la productividad.
• Proporcionan transparencia a toda la operativa diaria del negocio para supervisar y compartir todos los aspectos de producción, logística y finanzas.
• Abren nuevas oportunidades de negocio y de innovación al proporcionar ‘insights’ de valor y liberar tiempo y capital.

Cinco ejemplos de ERP

Dado su gran número de funcionalidades y amplio potencial, los sistemas de gestión empresarial suelen requerir una inversión considerable. Por ello, es conveniente llevar a cabo una investigación y comparación exhaustivas de las soluciones en el mercado para seleccionar la que más se adecúa a las necesidades de cada empresa. Entre la oferta actual destacan plataformas como:

• Netsuite. Adquirido por Oracle en 2016, este ‘software’ en la nube ofrece soluciones específicas por sector (como educación, sanidad, publicidad, comercio…) para personalizar y ajustar la plataforma al funcionamiento de cada negocio.
• SAP S/4 HANA. La alemana SAP, uno de los fabricantes más conocidos de soluciones ERP, lanzó en 2015 esta herramienta, sucesora de otros productos de la misma compañía como SAP R/3 y SAP ERP. Esta solución se basa en el sistema de gestión de bases de datos relacionales de la misma empresa, SAP HANA, y puede implementarse en la nube u ‘on-premise’ (en las propias instalaciones).
• Microsoft Dynamics 365. La propuesta de ERP del gigante tecnológico integra otras aplicaciones de Microsoft y permite configurar diferentes módulos de gestión en función de las necesidades de la empresa, como CRM, compras e inventario, proyectos, ‘business intelligence’ (inteligencia de negocio) o inteligencia artificial predictiva aplicada a las ventas o al análisis de mercado.
• M3. Desarrollado por la multinacional estadounidense Infor, este ERP de implementación local o en la nube está dirigido específicamente al sector industrial. Permite optimizar procesos de manufacturación y gestionar cadenas de suministro de manera ágil.
• Workday. Este ERP ‘cloud’ integra la inteligencia artificial y el ‘machine learning’ y ofrece aplicaciones para la gestión de recursos humanos y las finanzas, con soluciones adaptadas por sectores como ‘retail’, medios de comunicación, hostelería o seguros.

Además de elegir el sistema ERP idóneo, la coordinación y la colaboración transversal entre todos los departamentos también resultan fundamentales para implementarlo con éxito. Su gestión implicará a diferentes cargos directivos, como el director de sistemas de la información o el financiero; un esfuerzo conjunto que, a su vez, repercutirá en beneficios para toda la empresa.