Qué es el ‘software’ financiero: descubre 5 herramientas que ya puedes usar

Quedarse sin dinero es uno de los principales motivos del fracaso de un proyecto emprendedor, y puede deberse tanto a dificultades para acceder a financiación como a una gestión financiera inadecuada o a la falta de previsión del desempeño a medio y largo plazo del proyecto. Por eso todo emprendedor debe conocer conceptos clave como el ‘runway‘, diseñar una planeación financiera adecuada para su startup, o realizar un análisis financiero exhaustivo de su empresa. Pero gracias a los avances de la tecnología, no están solos en este empeño: el ‘software’ financiero está diseñado específicamente para hacerles la tarea mucho más fácil, y existen diferentes herramientas en el mercado al alcance del emprendedor.

¿Qué es un ‘software’ financiero?

Un ‘software’ financiero (o ‘Financial Management System’, FMS) es una plataforma de gestión de las finanzas de una empresa, ya sea en local o en la nube, que permite hacer un mejor seguimiento de la contabilidad y automatizar las tareas administrativas para optimizar la planeación estratégica y las cuentas del negocio.

Estas herramientas permiten al departamento de contabilidad trabajar de forma simultánea y actualizada en tiempo real, además de en colaboración con otras áreas de negocio. Pueden incluir funcionalidades para registrar gastos e ingresos de manera automática, elaborar informes financieros, calcular indicadores económicos clave, generar previsiones, gestionar el riesgo, agilizar la facturación, visualizar el estado de las cuentas de manera clara e intuitiva, etc.

Además, una parte importante de los sistemas de gestión financiera actuales incorporan tecnologías como la inteligencia artificial y el ‘machine learning’ para obtener una perspectiva del estado financiero actual de la empresa y predicciones sobre su evolución futura más precisas y accionables en decisiones de negocio.

Funcionalidades de un ‘software’ financiero

• Extraer y compartir información. Los administradores de la empresa pueden recuperar y visualizar de manera rápida y sencilla datos relativos a los pagos, los cobros, activos y otras variables; que a su vez pueden ser accesibles para otros departamentos.
• Mejorar los indicadores financieros. Con una gestión más transparente y eficiente de sus finanzas, los emprendedores pueden asegurarse de disponer de liquidez suficiente, conocer la rentabilidad de su negocio y controlar su flujo de caja o ‘cashflow’.
• Impulsar la toma estratégica de decisiones. El ‘software’ financiero permite basar las decisiones financieras en un sólido conocimiento del estado real de las cuentas de la empresa y de sus movimientos recientes.
• Optimizar procesos. Este tipo de plataformas ayuda a simplificar y automatizar tareas administrativas, dejando a los emprendedores tiempo y recursos disponibles para otras tareas de mayor valor añadido para la empresa.
• Reducir errores. Al contar con un componente de automatización y centralizarse en una plataforma, las cuentas de la empresa son más fiables y transparentes. Además, ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones financieras y jurídicas.

Diferencias entre un ‘software’ financiero y un ERP

Los sistemas de planificación empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) son también programas de ‘software’ diseñados para ayudar a los emprendedores a gestionar todos sus procesos empresariales, incluyendo las finanzas, desde una sola plataforma. Es decir, los ERP incluyen funcionalidades para la gestión financiera, además de para la gestión de equipos o de la cadena de suministros, entre otras. Dadas sus muchas aplicaciones, los sistemas ERP requieren una inversión notable y su implementación en la organización puede resultar compleja.

Un ‘software’ financiero, por el contrario, proporciona herramientas específicamente para la gestión de las finanzas de la empresa. Puede integrarse entre las capacidades de un ERP o comercializarse de forma independiente, en cuyo caso, al tratarse de una plataforma más acotada, su coste será inferior y su adopción más sencilla. En función de las necesidades de la empresa, de la etapa de crecimiento en que se encuentre o de su presupuesto, un ‘software’ financiero puede suponer por tanto una opción más económica o conveniente.

Ejemplos de ‘softwares’ financieros en el mercado

Algunas de las principales compañías tecnológicas que comercializan soluciones ERP, como Microsoft y Oracle, ofrecen también ‘software’ financiero específico con funcionalidades centradas en la gestión de la contabilidad y las finanzas. Por ejemplo, Microsoft oferta Microsoft Dynamics 365 Finance, mientras que Oracle pone a disposición de los emprendedores la plataforma Oracle EBS Financials.

También cabe destacar:

1. Sage Intacct. Ofrece aplicaciones de contabilidad como un libro mayor inteligente, impulsado por inteligencia artificial; funcionalidades de gestión de tesorería y pedidos, informes en tiempo real, gestión de tiempo y gastos…
2. QuickBooks Enterprise. Esta es la versión dirigida a empresas del ‘software’ de contabilidad en la nube Quickbooks Online, que además de incluir las aplicaciones básicas incorpora capacidades específicas para empresas como generación de informes, elaboración de presupuestos y previsión financiera.
3. Xero. Dirigido a pequeñas empresas, este ‘software’ financiero ayuda a gestionar las finanzas con herramientas de contabilidad para el procesamiento de pagos o la gestión de activos fijos, la automatización de los procesos de ‘compliance’ y la generación de análisis detallados.
4. Certinia. Antes conocida como FinancialForce, esta solución de contabilidad empresarial ofrece capacidades útiles para empresas internacionalizadas, como funciones multilingües y multidivisa. Se basa en la plataforma de CRM (Customer Relationship Management) SalesForce, por lo que incorpora funcionalidades para la gestión de las relaciones con clientes.
5. FreshBooks. Este ‘software’ de contabilidad y facturación en línea incluye soluciones para trabajadores por cuenta autónoma y empresas, y entre sus aplicaciones se incluyen la gestión de pagos y cobros, el seguimiento de gastos, el pago de impuestos y la elaboración de presupuestos.

Apostar por el ‘software’ financiero adecuado ayuda a las empresas a ahorrar tiempo en la gestión de sus finanzas gracias a la automatización y la simplificación de las tareas administrativas. También garantiza un seguimiento más fiable de la contabilidad, apoyando a startups y ‘scaleups’ en ese gran reto que es mantener las cuentas saneadas y al día para que su proyecto emprendedor no se quede sin combustible.